با عنایت به ضرورت امر برنامه ریزی، هماهنگی و یکپارچه سازی و وحدت رویه در امور مربوط به برگزاری مجامع عمومی (اعم از موسسین، عادی، عادی بطور فوق العاده و فوق العاده) تشکل های وابسته به اتاق ایران و نیز دقت عمل در تنظیم متون حقوقی (صورتجلسات و آگهی های مربوطه)، دستورالعمل ذیل ابلاغ می گردد:

  • مناسب است زمان تقریبی برگزاری مجمع را حداقل یک ماه قبل با اداره کل تشکل های اتاق ایران هماهنگ نمایند. ضمنا در مورد تشکل های استانی می بایست مراتب قبلا با اتاق متبوع هماهنگ و از طریق اتاق مربوطه با اتاق ایران هماهنگی لازم صورت پذیرد.
  • پس از نهایی شدن زمان، محل و دستور جلسه، فراخوان دعوت به مجمع با رعایت فاصله زمانی مقرر در متن اساسنامه از طریق روزنامه کثیر الانتشار مربوطه و نیز پورتال اطلاع رسانی اتاق، آگهی و طبق مقررات مندرج در اساسنامه به اعضاء و کلیه فعالین مربوطه اطلاع رسانی گردد.
  • آگهی فراخوان دعوت به مجامع عمومی، چاپ شده در روزنامه کثیر الانتشار مربوطه با قید دستور جلسه به همراه لیست اسامی و مشخصات اعضایی که حایز شرایط عضویت مندرج در مفاد اساسنامه و مشارکت در مجامع عمومی و انشاء رأی میباشند را به صورت مکتوب با امضای مقام دعوت کننده، حداقل ده روز قبل از برگزاری مجمع با قید دعوت از نماینده اتاق ایران به اداره کل تشکل ها اعلام نمایند.
  • در صورتیکه برگزاری مجامع فوق العاده با دستور اصلاح و تغییر اساسنامه مورد نظر است، می بایست پیشنهادات مورد نظر قبلاً به اداره کل تشکل ها طی نامه کتبی اطلاع داده شده و نظر اتاق ایران در خصوص اصلاحاتی که موجب تغییر ماهیت در تشکل خواهد شد، اخذ گردد.
  • صورتجلسات مجامع عمومی و هیات مدیره و فهرست اسامی حاضرین در مجمع می بایست به صورت تایپی در سه نسخه تنظیم و تمامی صفحات، فیالمجلس به تأیید و امضای هیأت رئیسه جلسه و نماینده اتاق ایران برسد (نمونه صورتجلسات مجامع در پورتال اتاق ایران قرار دارد).
  • صورتجلسه مجمع می بایست شامل موارد ذیل باشد:
  • درج شماره آگهی فراخوان در روزنامه کثیر الانتشار، ساعت، روز، تاریخ، و محل جلسه، نام نماینده اتاق ایران و تعداد اعضای حاضر در جلسه به تفکیک اصالت و وکالت و تعداد اعضاء حائز شرایط شرکت در مجمع عمومی.
  • اسامی اعضای هیأت رئیسه منتخب مجمع متشکل از رئیس ـ نظار ـ منشی (طبق اساسنامه).
  • شرح مصوبات طبق دستور جلسه از جمله ارایه گزارش عملکرد هیأت مدیره،خزانه دار و بازرسان و تصویب آن، ارایه گزارش مالی و ترازنامه و تصویب آن، تعیین بودجه، تعیین روزنامه کثیر الانتشار، تعیین ورودیه و حق عضویت سالیانه، انتخاب بازرس قانونی و سایر موارد.
  • در مواردی که مجمع عمومی فوق العاده جاری است و تغییر مفاد اساسنامه در دستور کار می باشد، ضروری است تا کلیه تغییرات و اصلاحات مصوب در متن صورتجلسه مجمع قید گردد. ضمنا می بایست نسخه کامل از ویرایش جدید اساسنامه که مورد تغییر و اصلاح قرار گرفته است فیالمجلس به تأیید و امضای هیأت رئیسه جلسه و نماینده اتاق ایران برسد.
  • در مواردی که انتخابات هیأت مدیره در دستور کار می باشد، ضروری است تا نام و نام خانوادگی کلیه داوطلبین و تعداد آرای مأخوذه قید گردد.
  • در پایان صورتجلسه، اسامی اعضای هیأت رئیسه جلسه و نماینده اتاق ایران جهت امضای ذیل صورتجلسه قید گردد.
  • حداکثر ظرف ده روز کاری، می بایست دو نسخه از صورتجلسات و فهرست اسامی حاضرین در جلسه مجمع که به امضای هیأت رئیسه منتخب جلسه و نماینده اتاق ایران رسیده باشد طی نامهای با امضای صاحبان امضا های مجاز جهت انجام امورات ثبتی به اداره کل تشکل های اتاق ایران ارسال گردد.
  • بدیهی است در خصوص تشکل های استانی، وظایف و ماموریت های اتاق ایران مذکور در این دستورالعمل می تواند ضمن هماهنگی قبلی با امور تشکل های اتاق ایران، توسط اتاق استان صورت پذیرد.
  • مدارک و مستندات مجامع تشکل های استانی بایستی توسط اتاق استان ذیربط جهت انجام امورات ثبتی به اداره کل تشکل های اتاق ایران منعکس شود.
  • اسناد مربوط به مجامع از قبیل صورتجلسات و فهرست اسامی حاضرین در جلسه که فاقد امضای تاییدیه نماینده اتاق باشد فاقد اعتبار است و ترتیب اثر داده نخواهد شد.

 

 

بسمه تعالی
نمونه صورتجلسه مجمع عمومی عادی سالیانه انجمن ……………….
ــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــ
پیرو آگهی فراخوان منتشره در روزنامه ………….. مورخ ………………… ،جلسه مجمع عمومی عادی انجمن ……………………………………….. در مورخ …………. ساعت ………. روز ……… در محل ………………………………………………………………… با حضور آقای/ خانم …………………… نماینده اتاق بازرگانی و صنایع و معادن و کشاورزی ومشارکت تعداد ……….. نفر اصالتا و …………. نفر وکالتا از تعداد …….. اعضای مربوطه تشکیل شد.
پس از رسمیت یافتن جلسه ، آقای/خانم ………….. به سمت رییس، آقای/خانم ……………………………….. به سمت ناظر، آقای/خانم……………………………….. به سمت ناظر ، آقای/خانم……………………………….. به سمت منشی جلسه انتخاب شدند و قبول سمت نمودند.
مجمع پس از ذکر نام و یاد خداوند متعال رسمیت یافت و وارد بحث و تبادل نظر شد و تصمیمات به شرح زیر اتخاذ تصمیم کرد:
الف۱- گزارش عملکرد هیات مدیره توسط …………………… قرائت گردید. (متن پیوست )
الف۲- گزارش خزانه دار صورتهای مالی و تراز منتهی به سال ………………… قرائت گردید. (متن پیوست )
الف۳- گزارش بازرس قانونی …………………… قرائت گردید. (متن پیوست )
ب‌- روزنامه ……………………………. به عنوان روزنامه کثیر الانتشار جهت درج آگهی های مربوطه تعیین شد.
ج- ورودیه مبلغ ………….ریال و حق عضویت سالیانه مبلغ …………………. برای سال …… تعیین و تصویب شد.
د- مجمع پس از استماع گزارشهای فوق الذکر و استماع نظرات مخافین و موافقین وطرح سوالات از سوی اعضاء و ارایه پاسخ لازم از سوی هیات مدیره ،گزارش عملکرد اجرایی و مالی هیات مدیره و تراز منتهی به سال مالی ……………. را تصویب کرد.
ه- سایر تصمیمات :
و- جهت انتخاب اعضای هیأت مدیره به صورت کتبی رای گیری به عمل آمد و نتایج به شرح زیر اتخاذ تصمیم گردید :
۱- آقای/ خانم …………………………………………… با ……………… رای
۲- آقای/ خانم……………………………………………. با ……………… رای
۳- آقای/ خانم……………………………………………. با ……………… رای
۴- آقای/خانم…………………………………………….. با ……………… رای
۵- آقای/خانم…………………………………………….. با ……………… رای
۶- آقای/خانم…………………………………………….. با ……………… رای
۷- آقای/خانم…………………………………………….. با ……………… رای
۸- آقای/خانم…………………………………………….. با ……………… رای
۹- آقای/خانم……………………………………………. با ………………. رای

رییس جلسه ناظر ۱ ناظر ۲ منشی نماینده اتاق

ز- در نتیجه افراد مشروحه ذیل به سمت اعضای اصلی و علی البدل هیأت مدیره برای مدت ……… سال انتخاب شدند و قبول سمت نمودند.
اعضای اصلی هیات مدیره
۱-
۲-
۳-
۴-
۵-
۶-
۷-
اعضای علی البدل هیات مدیره
۱-
۲-
و- جهت انتخاب بازرس قانونی به صورت کتبی رای گیری به عمل آمد و نتایج به شرح زیراتخاذ گردید
۱- آقای/خانم…………………………… با ………….. رأی
۲- آقای/خانم…………………………… با ………….. رأی
۳- آقای/خانم…………………………… با ………….. رأی
۴- آقای/خانم…………………………….با ………….. رأی
ط- در نتیجه آقای/خانم…………………….به سمت بازرس اصلی و آقای/خانم ……………….. به سمت بازرس علی البدل ……………… برای مدت یکسال انتخاب شدند و قبول سمت نمودند.
جلسه در ساعت ………… با ذکر صلوات پایان یافت.

رییس جلسه ناظر ۱ ناظر ۲ منشی نماینده اتاق

نمونه صورتجلسه مجمع عمومی موسسین انجمن ………………
بر اساس موافقت اصولی شماره ………………….. مورخ ………………….. اتاق بازرگانی، صنایع، معادن و کشاورزی ایران مبنی بر تاسیس انجمن ……………………………… و پیرو آگهی فراخوان منتشره در روزنامه ……………… مورخ …………………… ، جلسه مجمع عمومی موسسین انجمن…………………………… در ساعت ……………… روز ……………… مورخ ……………….. در محل ……………………………. با حضور آقا/ خانم …………………… نماینده اتاق بازرگانی، صنایع، معادن و کشاورزی ………………. و مشارکت تعداد ………………. نفر از تعداد …………… نفر اعضای واجد شرایط که بر اساس آگهی مربوطه در دبیرخانه هیات موسس واقع در محل اتاق استان ………….. ثبت نام کرده اند، برگزار شد.
در ابتدا نماینده اتاق با ذکر نام و یاد خداوند متعال و اعلام تعداد حاضرین در جلسه، رسمیت جلسه را اعلام و سپس جهت انتخاب رییس، نظار و منشی جلسه رای گیری نمود و آقا/خانم …………………… به سمت رییس جلسه، آقا/خانم …………………… به سمت ناظراول و آقا/خانم …………………… به سمت ناظر دوم و آقا/خانم …………………… به سمت منشی جلسه انتخاب شدند.
سپس جلسه بر اساس دستور مربوطه به شرح ذیل وارد بحث و تبادل نظر شد:
الف: پس از ارایه پیش نویس اساسنامه و بحث و تبادل نظر، اساسنامه پیوست به تصویب رسید.
ب: روزنامه ………………… به عنوان روزنامه کثیرالانتشار جهت درج آگهی های مربوطه تعیین شد.
ج: ورودیه مبلغ ………………….. ریال و حق عضویت سالیانه مبلغ …………………… ریال برای سال ……………….. تعیین و تصویب شد.
د: جهت انتخاب اعضای هیات مدیره به صورت کتبی رای گیری بعمل آمد و نتایج به شرح ذیل اتخاذ گردید:
۱- آقای/ خانم …………………………………………… با ……………… رای
۲- آقای/ خانم……………………………………………. با ……………… رای
۳- آقای/ خانم……………………………………………. با ……………… رای
۴- آقای/خانم…………………………………………….. با ……………… رای
۵- آقای/خانم…………………………………………….. با ……………… رای
رییس جلسه ناظر ۱ ناظر ۲ منشی نماینده اتاق

۶- آقای/خانم……………………………………………. با ……………… رای
۷- آقای/خانم…………………………………………… با ……………… رای
۸- آقای/خانم…………………………………………… با ……………… رای
۹- آقای /خانم…………………………………………. با ……………… رای
۱۰- آقای/خانم………………………………………… با ………………. رای
ه: در نتیجه افراد مشروحه ذیل به سمت اعضای اصلی و علی البدل هیأت مدیره برای مدت………… سال انتخاب شدند و قبول سمت نمودند.
و: جهت انتخاب بازرس قانونی به صورت کتبی رای گیری به عمل آمد و نتایج به شرح زیر اتخاذ گردید:
۱-آقای/خانم…………………………….. با …………. رأی
۲- آقای/خانم……………………………. با ………… رأی
۳-آقای/خانم……………………………. با …………. رأی
۴- آقای/خانم…………………………….با ………… رأی
س- در نتیجه آقای/خانم…………………….به سمت بازرس اصلی و آقای/خانم………………..به سمت بازرس علی البدل ………………برای مدت یکسال انتخاب شدند و قبول سمت نمودند.
جلسه در ساعت ………… با ذکر صلوات پایان یافت.

رییس جلسه ناظر ۱ ناظر ۲ منشی نماینده اتاق

نمونه صورتجلسه هیأت مدیره انجمن
مورخ …………..

جلسه هیأت مدیره منتخب مجمع عمومی …………………………. در ساعت …………….روز ……………….. مورخ …………………….. در محل ……………………………………………………………. تشکیل گردید.
دستور جلسه:
۱-
۲-
۳-

مصوبات:
۱- آقای / خانم …………………………………………به سمت رئیس هیأت مدیره انتخاب شدند و قبول سمت نمودند.
۲- آقای / خانم ………………………………………..به سمت نایب رئیس هیأت مدیره انتخاب شدند و قبول سمت نمودند.
۳- آقای/ خانم ……………………………………….به سمت خزانه دار و عضو هیأت مدیره انتخاب شدند و قبول سمت نمودند.
۴- آقای / خانم ………………………………………به سمت منشی و عضو هیأت مدیره انتخاب شدند و قبول سمت نمودند.
۵- کلیه اسناد و مدارک مالی تعهدآور با امضای …………………………. همراه با مهر انجمن معتبر خواهد بود.
۶- کلیه اوراق و مکاتبات اداری و عادی با امضای …………………………….. همرا با مهر انجمن معتبر خواهد بود.
۷- سایر مصوبات ……………………….

جلسه در ساعت با ذکر صلوات پایان یافت.

امضای اعضای هیأت مدیره: